Von Pharma- bis Lebensmittelindustrie und von Bauwirtschaft bis Marktforschung – mit einem digitalen Dokumentations- und Prüfsystem kann der Workflow in Unternehmen deutlich verbessert werden. Entsprechende Apps erleichtern Planung, Ausführung und Kontrolle interner Arbeitsabläufe und schaffen dadurch Platz für wichtigere Dinge. Sie unterstützen Unternehmen bei der Organisation täglich anfallender Aufgaben und tragen zu einem effizienten Qualitätsmanagement bei. So spart man Zeit, Geld und Papier – ganz ohne Programmierkenntnisse.
Von der analogen Checkliste zum digitalen Dokumentations- und Prüfsystem
Längst gibt es in Betrieben klare Vorgaben, um die Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu gewähren. Es werden betriebs- bzw. produktspezifische Leitlinien für Arbeitsabläufe festgelegt, sodass Mitarbeiter diese Schritt für Schritt erledigen können. Um ein Maximum an Qualität zu erreichen gibt es beispielsweise bestimmte Qualitätsnormen. Wenn Mitarbeiter bei der Prüfung Normabweichungen feststellen, wird dies dokumentiert. Im Anschluss können dann Maßnahmen eingeleitet werden, die entsprechende Mängel beheben.
Themen wie Qualitätsmanagement und Normstandards sind nicht neu – in jeder Branche ist Qualität der zuverlässigste Garant für Erfolg. Doch bei der Ausführung in der Praxis hat sich in den letzten Jahren einiges getan. Wie in allen anderen Lebensbereichen auch, schreitet die Digitalisierung in der Arbeitswelt täglich voran. Für Unternehmen gibt es mittlerweile smarte Lösungen in Form von mobilen Apps zur Dokumentation und Prüfung. Mithilfe dieser Apps lassen sich Prozesse und Arbeitsabläufe leicht festhalten und auf Abweichungen von Normpunkten untersuchen. Dank sauber analysierter KPIs kann so eine Budgetsteigerung von Projekten erlangt werden. Durch die Vermeidung von Papierflut werden wiederkehrende Fehler eliminiert und die Nachhaltigkeit im Unternehmen optimiert. Die digitalisierten Dokumentationen werden sicher archiviert und können jederzeit gegenüber Dritten nachgewiesen werden. Aber auch digitale Kompetenzen und die Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter werden hierdurch ausgebaut.
Das alles nimmt deutlich weniger Zeit und Geld in Anspruch als analoge Lösungen. So kann der Workflow in Unternehmen verbessert werden. Ein weiterer Vorteil der Digitalität ist klar: Es kann jederzeit und an jedem Ort auf die App zugegriffen werden. Daten und Auswertungen werden sicher gespeichert und lassen sich schnell übermitteln. Ein Dokumentations- und Prüfsystem, dass all diese Funktionen bietet, ist die App firstaudit der reinstil GmbH & Co. KG.
Warum lohnen sich digitale Dokumentations- und Prüfsysteme?
Die Digitalisierung birgt viele Vorteile für Unternehmen – man muss nur wissen, wie man sie nutzt. Apps zur Prüfung und Dokumentation von Arbeitsabläufen unterstützen Betriebe auf dem Weg hin zu einem effizienten Zeit- und Ressourcenmanagement. Anwendung finden sie beispielsweise in der Logistik und Marktforschung, aber auch in der Inspektion und Wartung von Maschinen sowie in der Qualitäts- und Arbeitssicherheit.
Optimierung des Workflows
Eine entsprechende App kann zur Steuerung von Prozessen, Prüfungen und Dokumentationen verwendet werden. Ein weiterer Anwendungsbereich ist die Überprüfung von Filialen. Angepasst an den jeweiligen Arbeitsbereich können Checklisten erstellt werden. Diese werden dann mit Objekten (Maschinen, Gebäude, Büros etc.) und Ressourcen (Kundendaten) verbunden und entsprechende Aufträge für die Mitarbeiter generiert. So kann sich auf innovative Ideen konzentriert werden, statt auf die alltägliche Organisationsarbeit. Gleichzeitig wird eine hohe Qualität gewährt.
Individuelle Anpassbarkeit
Ganz egal um welche Branche es sich handelt – mit der passenden App lässt sich genau der Workflow mit den Check- oder Dokumentationslisten erstellen, den man braucht. Die einzelnen Punkte können Schritt für Schritt eingetragen, jederzeit angepasst und einfach abgehakt werden.
Kosten- und Zeiteinsparung
Je mehr Zeit und Geld an einer Stelle eingespart werden, umso mehr kann in andere Bereiche investiert werden. Planungs- und Dokumentationsarbeiten können schnell und sicher erledigt werden – es bleiben mehr Zeit und Geld übrig, um das Unternehmen voranzutreiben.
Benutzer- und Umweltfreundlichkeit
Die Apps sind individuell anpassbar und leicht zu bedienen. So bleiben vermeidbare Fehler aus und auch der Nutzer profitiert von der bequemen Handhabung. Durch die digitale Form von Checklisten kann der Papierverbrauch enorm reduziert werden. So werden Ressourcen aller Art geschont.
firstaudit – das digitale Dokumentations- und Prüfsystem für Unternehmen jeder Art
Die App firstaudit der reinstil GmbH & Co. KG findet branchenübergreifend Anwendung. Umfangreiche Prüfungen und Dokumentationen können schnell und unkompliziert erstellt werden. Die App ermöglicht plattformunabhängiges Arbeiten und die erhobenen Daten lassen sich leicht auf mobile Endgeräte übertragen. So erreichen Arbeitsabläufe ein Maximum an Effizienz. Aber wie sieht das konkret aus?
Die Planung
Bevor die App im Arbeitsalltag zum Einsatz kommen kann, müssen im Voraus einige Dinge geplant werden. Die App soll ja passgenau auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten werden. Hierfür kann einfach die gewünschte Checkliste mit den einzelnen Punkten zur Qualitätsprüfung erstellt werden. Anschließend kann sie über den Browser eingegeben und auf die mobilen Endgeräte übertragen werden. Es gibt aber auch die Möglichkeit, die Checkliste gemeinsam mit dem Support des Herstellers reinstil zu erarbeiten.
Die Anwendung
Ist die betriebsspezifische App einmal entwickelt, kann sie ihren Zweck erfüllen. Mitarbeiter können die Checklisten einfach über ihr mobiles Endgerät abarbeiten, Daten eingeben und prüfen, ob Qualitätsstandards eingehalten werden. Mängel werden direkt dokumentiert und können auch per Foto festgehalten werden. Zusätzlich lassen sich Notizen hinzufügen, falls eine nähere Beschreibung nötig ist. Nach Abschluss der Prüfung kann die Checkliste einfach unterschrieben und weitergeleitet werden. Das Echtzeit-Tracking im Online-Modus ermöglicht jederzeit die Einsicht des aktuellen Bearbeitungsstandes. Auch bei fehlender Mobilfunkverbindung können Daten problemlos erhoben werden. Sobald dann wieder Zugang zum Internet besteht, werden sie automatisch übermittelt.
Das System hinter der App
Mit dem Dokumentations- und Prüfsystem wird die zuverlässige, schrittweise Abarbeitung von aufgelisteten Prüfpunkten gesichert. Das Erstellen von Listen verläuft im browserbasierten Backend, aus dem die Listen in die App geladen werden. Sie können ebenfalls in hauseigene Systeme, wie zum Beispiel SAP oder Oracle, übertragen werden. So kann das Unternehmen zu jeder Zeit Auskunft über durchgeführte Maßnahmen zur Qualitätssicherung geben. Über das plattformunabhängige, browserbasierte System lassen sich beliebig viele Checklisten, Audits oder auch Umfragen im Handumdrehen erstellen. Die Anzahl der Vorlagen und Datenfelder ist unbegrenzt. Das System ist als SaaS (Cloud) im Abo erhältlich, kann aber auch als Lizenzmodell auf dem Kundenserver installiert werden. firstaudit ist als App für iOS-, Android-, und Windows-Geräte geeignet.
Der Umgang mit den Daten
Alle in das System eingetragenen Daten werden verschlüsselt übertragen und auf sicherheitszertifizierten Servern in Deutschland gespeichert. Auch werden in regelmäßigen Abständen Backups erstellt. So wird eine hohe Datensicherheit gewährleistet. Außerdem kann der Administrator bestimmen, welche User auf welche Inhalte zugreifen können.
Die App firstaudit eignet sich für Betriebe jeder Größe und Art und kann ganz nach Wunsch angepasst werden. Sie erleichtert die Planungs- und Organisationsarbeit in Unternehmen – so werden Ressourcen aller Art effizient genutzt. Unnötige Fehler werden vermieden und Betriebe einfach und schnell fit für die digitale Zukunft gemacht.
Weitere Informationen über Möglichkeiten der Digitalisierung und Transformation von Prozessen erhalten Sie unter https://www.firstaudit.de/blog/
